ESTRATÉGIA E ORGANIZAÇÕES - PARTE 01
BI: O QUE É, IMPORTANCIA E DICAS DE IMPLEMENTAÇÃO
Em um mercado de trabalho cada vez mais dinâmico, volátil, incerto e complexo, o Business Intelligence pode ser fundamental para a estabilidade do negócio.
Na realidade, estabilidade talvez não seja a palavra certa.
O caminho é aceitar a instabilidade e trabalhar para construir uma empresa adaptável.
Ela precisa responder com agilidade e inteligência aos desafios que se impõem.
E sem Business Intelligence, isso não é possível.
A não ser que você prefira a intuição e o método da tentativa e erro – eles têm validade, é claro, mas uma abordagem que se baseia apenas nisso é irresponsável.
Porque com tanta globalização, concorrência e avanço veloz da tecnologia, não é recomendável trabalhar com uma margem de erro alta.
Neste artigo, explicaremos o que é Business Intelligence e como ele pode contribuir para aumentar as chances de sucesso de uma empresa.
VEJA OS TÓPICOS QUE IREMOS ABORDAR
O que é Business Intelligence (BI) ou inteligência empresarial?
A origem do Business Intelligence
Como funciona o Business Intelligence (BI)?
BI tradicional x BI moderno
Qual é a importância do Business Intelligence para as empresas?
O que faz um profissional de Business Intelligence?
Por que você deve trabalhar com o Business Intelligence em sua empresa?
O Business Intelligence (BI) pode ser implementado em quais setores de uma organização?
Dicas para implementar o Business Intelligence com sucesso
Conceitos de BI na tomada de decisão em gestão de negócios
BI e gestão de riscos
Princípios do Business Intelligence
Ferramentas de Business Intelligence
A relação entre Business Intelligence e Big Data
BI e dashboards customizados
As principais tendências do Business Intelligence (BI)
Cases de sucesso com a utilização de BI
Curso de inteligência de mercado: quais são as minhas possibilidades?
Boa leitura!!
O QUE É BUSINESS INTELLIGENCE (BI) OU INTELIGÊNCIA EMPRESARIAL
Business Intelligence (BI), termo que pode ser traduzido como inteligência empresarial ou inteligência de negócios, é um processo que auxilia na tomada de decisões de um gestor.
Ele se baseia na coleta de dados brutos que serão transformados em informações úteis para orientar as ações das empresas.
Um administrador de gerações mais antigas pode estar se perguntando qual é a novidade.
É uma boa pergunta, porque, embora o uso desse termo seja recente no Brasil, isso não significa que, em épocas anteriores, os empreendedores tateavam no escuro para tomar decisões.
Eles tinham seus meios para coletar informações úteis para a área de atuação.
Nada, porém, se compara ao que existe hoje.
A tecnologia avança a passos largos a cada semana, e a consequência disso é que as opções de ferramentas de consulta e fontes de informação são muito mais vastas.
E a quantidade de dados disponíveis também é absurdamente maior hoje.
Para se ter uma ideia, em 2018, cerca de 90% do conteúdo da internet havia sido criado a partir de 2016, de acordo com o estudo do IBM Marketing Cloud.
Eis o Big Data, conceito sobre o qual falaremos mais adiante.
Antes você precisa entender melhor qual a importância do Business Intelligence.
A ORIGEM DO BUSINESS INTELLIGENCE
O conceito de Business Intelligence (BI) antecede a era da internet: a primeira referência que se tem ao termo data de 1865.
Na época, o autor Richard Millar Devens descreveu, no livro “Cyclopaedia of Commercial and Business Anecdotes”, como um banqueiro compilou informações de mercado para lucrar e sair na frente dos concorrentes.
Desde então, o uso das informações sobre mercado, comportamento do consumidor e análise dos concorrentes tem evoluído na medida em que surgem novas tecnologias.
Um marco importante do uso da inteligência nos negócios foi o surgimento do ERP (Enterprise Resource Planning), que passou a integrar informações de diversos setores das empresas.
Antes desses sistemas interligados, havia pouca comunicação entre os departamentos, e os relatórios eram feitos manualmente, o que demandava tempo e abria espaço para erros e inconformidades.
Em 1989, o analista Howard Dresner definiu o BI como um conjunto de ferramentas tecnológicas capaz de coletar, armazenar e tratar dados diversos, transformando-os em informações úteis.
Com a popularização da internet e das redes sociais, surgiu o conceito de Big Data, um amontoado gigantesco de dados globais estruturados e não estruturados, provenientes das “pegadas” que deixamos na web.
Podemos comparar o big data a uma “mina de ouro” que só aumenta de tamanho à medida que mais e mais dados são produzidos ininterruptamente.
Nesse contexto, o BI é o conjunto de ferramentas que uma empresa pode usar para escavar o big data em busca das informações certas.
O objetivo é o mesmo do banqueiro citado por Richard Millar Devens em 1865.
A diferença é que, atualmente, há muito mais dados disponíveis para quem souber usá-los com inteligência.
COMO FUNCIONA O BUSINESS INTELIGENTE (BI) ?
Por meio das diversas ferramentas tecnológicas, o BI consegue extrair, compilar, tratar e transformar informações desconexas em relatórios amigáveis.
Esse trabalho, elaborado com a ajuda indispensável da inteligência artificial, ocorre automaticamente e em tempo real.
Afinal, para ser útil aos gestores na tomada de boas decisões, a informação precisa ser confiável e chegar à pessoa certa, na hora certa.
BI TRADICIONAL X BI MODERNO
Vimos que o Business Intelligence, embora tenha se tornado popular e ainda mais relevante na era digital, existe antes mesmo da internet.
Com o passar do tempo, o BI incorporou novas funcionalidades, ganhou escala e popularidade.
Nesse contexto, podemos caracterizar o BI tradicional como:
Parâmetros predefinidos de pesquisa e análise
Apenas dados estruturados são considerados
Relatórios orientados para impressão
Informações compartilhadas pós-fato
Sistemas caros e complexos.
As características do BI moderno, por outro lado, são:
Pesquisas que permitem a exploração livre e dinâmica dos dados
Dados estruturados, semiestruturados e não estruturados são levados em conta
Relatórios interativos e dinâmicos
Informações compartilhadas em tempo real
Sistemas simplificados e acessíveis, inclusive a pequenas e médias empresas.
Outro detalhe que vale ressaltar é a integração do BI moderno, também chamado de BI 2.0, com as redes sociais.
Além do histórico de informações internas da organização provenientes, por exemplo, do Data Warehouse, os dados externos são verdadeiros tesouros.
Por meio das redes sociais, empresas que se utilizam de boas ferramentas de BI conseguem mapear o perfil de clientes e potenciais clientes, seus hábitos, preferências e criar estratégias de negócio.
Qual é a importância do Business Intelligence para as empresas?
Como dito acima, os processos de Business Intelligence são usados para auxiliar na tomada de decisões.
Desse modo, a empresa reduz os riscos aos quais está exposta.
E quem utiliza o Business Intelligence para embasar as decisões que toma está sempre um passo à frente de quem não usa.
O resultado da coleta e análise de dados é a possibilidade de atuar de maneira mais estratégica, pois cada movimento terá uma razão de existir.
Os insights obtidos nos processos de BI funcionam como um farol para nortear as ações da empresa.
Essa abordagem é importante tanto em um cenário macro – na hora de posicionar a empresa no mercado ou conceber um novo produto, por exemplo – quanto no micro – como no conteúdo de uma publicação em uma rede social.
No fim, além do menor risco, o gestor verá um retorno sobre investimento (ROI) maior, pois ele apostará menos – em vez disso, dará tiros certeiros.
A diminuição nos custos também acontecerá porque ele terá mais agilidade, processos otimizados e perderá menos tempo com análises infrutíferas.
E, se houver um equívoco, a medição de desempenho e resultados, outra premissa do Business Intelligence, facilitará a correção dos rumos do projeto em questão.
O QUE FAZ UM PROFISSIONAL DE BUSINESS INTELLIGENCE ?
Em primeiro lugar, vale destacar que os conhecimentos das práticas de Business Intelligence são úteis para profissionais de várias áreas.
Você pode ser um analista de Recursos Humanos, engenheiro ou gerente financeiro.
Para qualquer direção que você olhar, haverá dados para embasar suas tomadas de decisões.
Em determinados contextos, porém, contar com um profissional focado em Business Intelligence permite várias possibilidades.
Entre suas funções, estão as seguintes:
Avaliar as necessidades da empresa
O profissional precisa ter total compreensão do propósito, valores e missão da companhia.
Esses são os pontos de partida para a sua atuação estratégica.
Coleta de dados
O profissional de Business Intelligence precisa conhecer as fontes de dados para extrair as informações necessárias para determinado trabalho.
Isso vai muito além das pesquisas no Google.
Há uma série de tecnologias e métodos a serem utilizados para realizar essa coleta.
Tratamento das informações
O turbilhão de informações coletadas precisa ser filtrado e organizado para que possa ser aproveitado nas tomadas de decisão.
Análise de dados
O passo seguinte é analisar todos os dados coletados para alcançar o objetivo proposto.
Pesquisa de tendências
Um dos possíveis usos das informações coletadas é a pesquisa de tendências de mercado.
Ela pode ser feita a partir de análise de comportamento do consumidor, por exemplo.
Análise de Investimentos
O profissional de BI também pode traçar possíveis cenários para embasar os investimentos de recursos.
Análise da concorrência
A análise dos números e ações da concorrência é chamada de benchmarking.
Não tem a ver com plágio, mas sim com o conhecimento das forças e fraquezas das demais empresas da área, fundamental para encontrar o melhor posicionamento no mercado.
ANÁLISE PREDITIVA
Dizer que “prevenir é melhor do que remediar” é um clichê, mas não deixa de ser uma grande verdade.
O profissional de BI pode auxiliar a reconhecer padrões que influenciarão resultados futuros.
Monitorar resultados
Tão importante quanto coletar dados externos é monitorar os internos.
A mensuração dos resultados por meio dos Key Performance Indicators (KPIs) é fundamental para saber se o trabalho está sendo bem executado e se é preciso fazer alterações ou adaptações.
PORQUE VOCÊ DEVE TRABALHAR COM O BUSINESS INTELLIGENCE EM SUA EMPRESA?
Como o próprio nome já informa, as práticas de Business Intelligence agregam inteligência ao negócio: a de saber traduzir as informações disponíveis em respostas.
O profissional que domina o BI é capaz de enxergar fatos que outros não conseguem.
Primeiro, porque domina determinadas tecnologias e tem conhecimentos na área da ciência de dados.
Algumas pessoas com o perfil mais criativo podem torcer o nariz para isso, mas é aí que está a base para a inteligência de mercado.
É necessário saber reconhecer padrões e construir gráficos que transformem números brutos em informações relevantes.
E isso é só metade do trabalho.
É necessário dar uma função a essas informações coletadas: como elas se encaixam na realidade da empresa? De que maneira os dados obtidos podem ajudar a resolver um problema ou indicar um caminho?
Para isso, o profissional precisa ter uma visão sistêmica e entender pelo menos um pouco de cada processo que ocorre na empresa.
E usar essa habilidade para enxergar gargalos e oportunidades.
Resumindo, você deve trabalhar com o Business Intelligence para ter a capacidade de enxergar além do óbvio.
O Business Intelligence (BI) pode ser implementado em quais setores de uma organização?
As informações fornecidas pelo BI podem subsidiar a formatação, tanto do planejamento estratégico, quanto do tático ou operacional.
Dentre os setores que podem se beneficiar do Business Intelligence, destacam-se:
VENDAS
No setor de vendas, o BI pode ajudar a empresa a descobrir quais produtos estão vendendo mais, como o cliente faz a compra, qual o tempo médio de negociação, dentre outras informações.
A partir dos relatórios, o gestor tem subsídio suficiente para pensar em estratégias de aperfeiçoamento do processo comercial, seja corrigindo gargalos ou propondo rotinas mais eficientes.
ATENDIMENTO
Por meio do BI no atendimento, sua empresa tem acesso a informações relevantes, como o tempo médio de atendimento (TMA), taxa de abandono e tempo médio de espera (TME) e taxa de resolução no primeiro contato (FCR).
É possível saber também qual o melhor horário para ligar para o cliente (BTC – Best Time to Call) ou descobrir qual nota seus clientes atribuem a sua empresa (NPS – Net Promoter Score).
MARKETING
O marketing, principalmente digital, utiliza muito do BI em suas estratégias, desde a análise de padrões de comportamento a campanhas personalizadas.
Os rastros que os clientes deixam na web são dados valiosos.
A ideia é descobrir, a partir da análise de seus hábitos, quais são suas necessidades e oferecer o produto certo e na hora certa.
FINANCEIRO
Fluxo de caixa, ticket médio, faturamento, margem de lucro, estimativa de vendas, dentre outros indicadores econômicos e financeiros, podem ser produzidos em tempo real pelo BI.
É possível comparar resultados de diferentes períodos, descobrir o tempo médio de pagamento e recebimento, bem como taxa interna de retorno, ROI, dentre outros.
Com o BI financeiro, planilhas manuais dão lugar a gráficos interativos, formatados em tempo real e automaticamente, com muito menos margem para erro.
ESTOQUE
Algumas empresas não conseguem trabalhar sem um estoque mínimo.
Faz parte da natureza do negócio.
Mas um estoque mal gerido resulta em prejuízo.
Por meio do BI, o gestor tem informações em tempo real sobre o giro de produtos, performance de vendas, controle de perdas, planejamento de compras e muito mais.
ANÁLISE DE CRÉDITO
A concessão de crédito, seja em uma operação de empréstimo ou venda a prazo, é uma negociação que envolve riscos.
Por mais que a análise seja criteriosa, há sempre a possibilidade de o contratante não honrar com os compromissos.
O BI ajuda o analista de crédito a ser mais assertivo e eficiente na avaliação.
Por meio do cruzamento de diferentes tipos de dados históricos do cliente, é possível descobrir se ele é propenso a ser um bom pagador ou não.
Dependendo do score, é possível personalizar, com a ajuda de uma análise preditiva, o tamanho do crédito e as taxas de juros.
Dicas para implementar o Business Intelligence com sucesso
Estabelecer uma estratégia de BI dentro de uma organização vai além de implantar processos tecnológicos avançados.
É preciso que os instrumentos de Business Intelligence sejam parte de um planejamento orientado para resultados.
Afinal, de pouco adianta uma excelente ferramenta de coleta e tratamento de dados mal gerida ou subutilizada.
A seguir, confira algumas dicas de como ter sucesso na implantação do BI na sua empresa:
MANTENHA SUA EQUIPE ENGAJADA
Não limite o Business Inteligence ao departamento de TI: democratize a ferramenta e dê acesso a gestores de outras áreas.
Se estamos falando de informações em tempo real, não é inteligente esperar que a TI gere relatórios sobre o que está ocorrendo em diferentes setores da empresa e distribua aos responsáveis.
Além do mais, os colaboradores podem interpretar as informações de diferentes maneiras, produzindo uma confluência de ideias capazes de gerar novos insights e impulsionar os negócios.
ESCOLHA UMA FERRAMENTA COMPLETA
Escolher a melhor ferramenta exige um trabalho de pesquisa de mercado e uma análise do custo x benefício.
Você deve considerar, ao analisar uma proposta de BI, aspectos como: integração de dados, segurança, entrada de insights, interface e compatibilidade com dispositivos móveis.
DEFINA OS KPIs IDEAIS
Uma ferramenta de BI pode gerar centenas de relatórios sobre uma infinidade de processos.
Mas, para fornecer a informação certa, você deve ter em mente que qualidade é mais importante do que quantidade.
Portanto, ao implementar o Business Intelligence na sua empresa, defina os principais KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) e foque neles.
ESTABELEÇA OS OBJETIVOS DA SUA EMPRESA
Esse é o primeiro passo.
O objetivo pode ser o aumento de vendas, a redução de custos e despesas ou a melhora no atendimento.
Vimos nos tópicos anteriores que o BI pode ser aplicado em diferentes setores de uma organização.
CONCEITOS DE BI NA TOMADA DE DECISÃO EM GESTÃO DE NEGÓCIOS
E como são aplicados, na prática, os conceitos de Business Intelligence nas tomadas de decisão em uma empresa?
Não há uma receita de bolo, pois cada companhia conta com um conjunto de processos definidos e moldados de acordo com o pensamento dos líderes, levando em conta sempre a tradição, experiências e o propósito da organização.
As pesquisas baseadas no conceito de inteligência empresarial podem suceder a criação de novos produtos, políticas de contratação do RH, planos de comunicação para redes sociais, entre outras.
As possibilidades são inúmeras.
Mas podemos dividir a atuação do BI em duas esferas.
Uma delas é a preditiva, que mencionamos anteriormente, no trecho em que falamos sobre as funções de um profissional de Business Intelligence.
Uma análise preditiva pode, por exemplo, indicar tendências futuras, preparando a empresa para encarar uma mudança de cenário, seja no curto, médio ou longo prazo.
A outra esfera é a prescritiva.
Nela são apontadas soluções para corrigir e otimizar processos que já ocorrem atualmente.
Por exemplo, a descoberta que determinado canal de vendas tem uma taxa de conversão baixa e análise de medidas que aumentariam esse índice.
BI E GESTÃO DE RISCOS
A gestão de riscos consiste no conjunto de medidas adotadas por uma organização para identificar, avaliar, mitigar e monitorar ameaças internas ou externas.
Os principais fatores de riscos devem ser classificados conforme seu potencial ofensivo, portanto, o gestor precisa de um mapeamento com informações confiáveis.
Com os relatórios de BI, é possível avaliar com muito mais assertividade como os riscos podem afetar um negócio e quais medidas de proteção devem ser tomadas.
Aumento de custos e despesas, redução do lucro e excesso de estoque são ocorrências que podem ser rastreadas pelo BI e tratadas antes de se tornarem um problema maior.
PRINCÍPIOS DO BUSINESS INTELLIGENCE
Para que você seja capaz de tomar decisões cada vez mais embasadas, é importante se familiarizar com os princípios do Business Intelligence.
Confira, a seguir, alguns pontos importantes que devem ser praticados para atuar com inteligência e estratégia.
NUNCA DEIXE DE LADO A INTELIGÊNCIA DE MERCADO
É muito importante compreender a diferença entre iniciar um projeto com uma fase prévia de pesquisa e planejamento e instituir o Business Intelligence como processo permanente na empresa.
A inteligência empresarial de verdade não se manifesta apenas em situações pontuais, como a criação de um planejamento de conteúdo para inbound marketing, por exemplo.
A INTELIGÊNCIA DEVE SER SISTEMÁTICA
Nesse exemplo que acabamos de dar, o ideal seria adotar a coleta de informações como uma etapa que sempre é realizada para embasar a produção de qualquer conteúdo.
É claro que devem ser dadas as condições adequadas para que isso aconteça.
Em vez de deixar que o funcionário responsável “se vire”, proporcionar o conhecimento e a estrutura necessária para uma ágil pesquisa e análise de dados.
ANTECIPE O QUE SEUS CONCORRENTES VÃO FAZER
Ser mais ágil que a concorrência não significa que você precisa espionar as empresas da sua área e roubar suas ideias.
Você pode ficar de olho de maneira ética, aprendendo com os erros que elas cometem ou buscando entender os motivos por trás de seu crescimento.
Mas apenas o fato de conseguir identificar tendências de maneira mais veloz já é, também, uma maneira de se antecipar ao que a concorrência irá fazer e, assim, ganhar uma vantagem competitiva.
Fonte:
BLOG FIA
VEJA CONTINUAÇÃO NA PARTE 02
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